A partir de Diciembre de 2021, las empresas con 50 o más trabajadores y todas las empresas del sector público estarán obligadas a implantar un Canal de Denuncia, conforme a lo dispuesto en la Directiva Europea 2019/1937, y respecto del que deberán decidir si se gestiona de forma interna o externa.
Cada vez es más creciente el interés por elegir la herramienta correcta para cumplir con esta nueva obligación impuesta desde Europa. Y con ella, será frecuente que las empresas deban decidir entre la gestión interna o externa del Canal de Denuncia, siempre que ello no suponga un coste excesivo para su tesorería.
Sin embargo, la premisa debería ser asumir su gestión interna. Sobre todo, si la empresa dispone de recursos económicos y de una persona en su equipo capacitada para ello. Solo debería recurrirse a su gestión externa cuando esté justificado en términos costo-efectivos, en atención a su dimensión y/o que disponga de recursos personales y materiales.
El simple hecho de externalizarla para reducir costes puede suponer en sí misma una situación de riesgo para la empresa. Especialmente, cuando se tienen recursos para hacerlo internamente. El mero ahorro de costes sin justificación puede traducirse como un beneficio indirecto para la compañía, y por tanto, incurrir en responsabilidad penal si se produce alguna conducta ilícita generadora de esa responsabilidad conforme al art. 31 bis del Código Penal.
En cualquier caso, si se opta por la gestión externa, el encargado deberá estar capacitado profesionalmente y ofrecer garantías de respeto a la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto en la prestación de sus servicios.
La decisión, un juego de balanzas
Por lo tanto, la decisión sobre la gestión interna o externa del Canal de Denuncia debe presentarse como un juego de balanzas, en el que se sopesen las ventajas de inclinarse por una u otra opción. A modo de ejemplo, citaremos algunas de ellas:
- Mayor protección para el denunciante vs desconfianza entre los trabajadores. La ajenidad a la empresa puede genera una mayor protección y confianza para el denunciante, al verlo como un agente independiente y objetivo. Sin embargo, esa misma ajenidad puede generar cierta desconfianza entre los trabajadores, que lo percibirán como un extraño, que ni conoce ni pertenece a la empresa.
- Anonimato vs confidencialidad. La externalización permite que las comunicaciones pudiesen ser confidenciales (entre el gestor externo y el denunciante) y anónimas (entre la empresa y el denunciante). Por el contrario, la gestión interna presenta ciertas limitaciones respecto de este punto. Por ejemplo, en el supuesto que la gestión de la denuncia se dirija contra el propio gestor interno. En ese caso, deben preverse de antemano procedimientos alternativos, que necesitarán igualmente de un gestor externo.
- Investigaciones internas derivadas de una denuncia. La gestión externa permite llevar a cabo investigaciones internas asépticas y no contaminadas por las “formas o modos de hacer” de la empresa. Si bien seguramente ello supondrá un mayor esfuerzo investigador que si fuera realizado por un gestor interno.
A nuestro modo de ver, la labor del Consultor de Compliance respecto del Canal de Denuncia no debe reducirse a su diseño, implantación y/o gestión. También deberá ayudar a la empresa a decidir si opta por la gestión interna o externa del Canal de Denuncia, basada no solo en una decisión costo-efectiva, sino también de capacitación profesional. Y para ello, debe servirse de ese juego de balanzas que antes citábamos, en el que también tomará importancia el tamaño, las necesidades y los recursos que disponga la empresa.