Esa es una de las preguntas más frecuentes, si sirve un simple correo electrónico como Canal de Denuncia, a un año de su obligatoriedad para determinadas empresas
Y la respuesta debe ser que no sirve un simple correo electrónico como Canal de Denuncia. Sobre todo si hay una voluntad real por la empresa de cumplir con la obligación impuesta por la Directiva Europea 2019/1937. Conforme a la citada Directiva, cualquier comunicación que se produzca a través del Canal de Denuncia deberá ser exhaustiva, íntegra y confidencial (art. 12), aunque también se acepta la denuncia anónima (art. 6.2).
Es decir, estas comunicaciones a través del Canal de Denuncia deberán ser perfectamente trazables (constancia fehaciente de cuándo y entre quiénes se produjeron), protegidas frente a posibles manipulaciones (que aseguren la invariabilidad de su contenido), y garantizar su confidencialidad o anonimato, a fin de proteger de represalias al denunciante que alerta de posibles incumplimientos (art. 19).
Por ello, parece razonable admitir que un simple correo electrónico como Canal de Denuncia no cumpliría con las exigencias impuestas por la citada Directiva Europea.
El Canal de Denuncia debe cumplir con una serie de características marcadas por la Directiva 2019/1937
Además, es imprescindible que el Canal de Denuncia cumpla con una serie de características, siendo algunas de las más relevantes las siguientes:
- Permitir su empleo al personal de la organización y a terceros, como proveedores, clientes, competencia, etc. (Considerando 73).
- Identificación del denunciante, garantizando su confidencialidad o incluso su anonimato (art. 12.3).
- Gestión por parte de una persona, departamento o tercero imparcial (arts. 8.5 y 9.1 letra c), debiendo realizar un seguimiento diligente (art. 9.1 letras d y e).
- Garantizar la confidencialidad de cualquier persona que se mencione en la denuncia (art. 9.1 letra a).
- Impedir el acceso a la denuncia a personas no autorizadas (art. 9.1 letra a), evitando posibles conflictos de interés.
- Envío de acuse de recibo de la denuncia al denunciante en el plazo máximo de 7 días (art.9.1 letra b).
- Registro de todas las denuncias recibidas de forma confidencial (art. 18.1), por ejemplo, mediante la asignación de un código.
- Respuesta al denunciante en un plazo razonable, no superior a tres meses, o a seis meses si es debidamente justificado (art. 9.1 letra f).
En la actualidad, ya existen en el mercado numerosas plataformas y aplicaciones informáticas, que cumplen con rigurosidad todos y cada uno de estos requisitos legales.
Antes de implantar un Canal de Denuncia, es recomendable asesorarse por un experto
A pesar de la variada oferta, nuestra recomendación debe ser que, con carácter previo a su implantación, se busque asesoramiento especializado. Resulta necesario saber que no todas las plataformas están diseñadas para todas las empresas. Ni tampoco todas las empresas necesitan cubrir las mismas necesidades.
El experto en Compliance ayudará a la empresa a elegir la herramienta más adecuada, atendiendo a las necesidades, tamaño, riesgos, etc. de la propia organización.
SÁNCHEZ SEVILLA Defensa Penal & Compliance, como firma especializada y miembro de COMPCAT-Associació Catalana de Compliance, ha testado y validado varias de estas plataformas y aplicaciones digitales. Gracias a esa labor previa y la suscripción de diversos acuerdos de colaboración, ponemos estas herramientas de Compliance a disposición de nuestros clientes con una serie de ventajas y descuentos preferentes.